Предимства Интегрирана система за фирмено управление Бизнес Навигатор

Бизнес Навигатор готов за Еврозоната и еврото

Интегрираната система за фирмено управление Бизнес Навигатор - ERP&CRM e готова за евро-валутата.
Не е необходимо да се създават отделни регистри и да извършвате операции по съхраняване на информацията в системата преди и след превалутирането, тъй като в зависимост от счетоводния период БИЗНЕС НАВИГАТОР показва стойностите в съответната валута. Още с деноминацията на лева този въпрос е решен на принципа на преминаване от един вид валута в друг, като се задава само съотношението на старата валута към новата. Всички стойности се преизчисляват автоматично от БИЗНЕС НАВИГАТОР.
Този видео-урок запознава с възможностите на ИСФУ Бизнес Навигатор за прехода лев- евро, за работа в предходен период и след него:
- Използването на алтернативна валута евро към лева за периодите, в които основната валута е лева;
- Добавянето на нов вид валута евро към момента на преминаването към еврото;
- Възможността на лева като алтернативна валута;
- Извеждане на отчетите в зависимост от периода във валута лева и/или валута евро.

Автоматично контиране

Основен принцип на работа в Бизнес Навигатор е автоматичното контиране, което се основава на документно-ориентиран подход на работа. Посредством автоматичното контиране се дефинират контекстно-чувствителни алгоритми за работа, които използват възможностите на екстрите и автоматичните операции и съкращават труда при въвеждането. Напълно се елиминира изчерпалия възможностите си модулен подход на старите вертикални приложения. Информацията постъпва от първичния документ направо във всички раздели на счетоводството.

Автоматичните операции са реализирани благодарение на ориентирането на Бизнес Навигатор към работа с първичните счетоводни документи, а не към въвеждане на счетоводни статии. Можете да използвате автоматично контиране на различни нива ­ от пълно и еднозначно контиране на документите, до документи без предварително зададени контировки.

Редица допълнителни операции се извършват автоматично, като задължението на счетоводителя е да проследи тези операции и да извади справките за тях. Някои от функциите дори не налагат участието на оператор при обработките. Те работят на принципа “Включи и забрави”, като спестяват 90% от ръчните операции. Счетоводителят запазва само контролната си функция и следи за последователността на операциите.

По време на работа операторът не е необходимо да контира документите, защото в дефиницията им е зададена информацията за счетоводните сметки, които те използват. Дори и тези оператори, които не са наясно със счетоводните сметки, винаги въвеждат коректна информация. Грешките се свеждат до минимум, повечето случаи се типизират, а трудът по въвеждането се свежда само до избор от таблица на клиента, вида стока и количеството.

Реализирането на тези функции се основава на принципа на типовете документи. Типовете документи са шаблони на документи, в чийто настройки предварително е зададена счетоводната информация. Всички данни в типовете документи се предлагат като стойности по подразбиране на потребителя. Той може и да ги промени в процеса на работа, но ще си спести значителни операции при въвеждане на еднотипни документи.

Всички останали данни са заложени в документите и програмата ги осчетоводява сама.

Автоматичното контиране в много случаи е реализирано като автоматично попълване на документите от програмата в зависимост от вида на операцията. В повечето случаи програмата автоматично генерира или попълва счетоводните документи след натискане на един бутон от страна на потребителя. Така работят например екстрите “Дълготрайни активи и амортизации”, “Калкулация на себестойност”, “Валутни разлики”, “Консолидиране на баланс” и др.

Процесно–ориентирана система

Така интегрираната система за фирмено управление Бизнес Навигатор спомага за преструктурирането на бизнес-процесите и за изграждане на действително пълноценна информационна система за управление. При работа с нея финансовите функции не са изолирани от другите процеси в предприятието. От център за обработка на транзакциите счетоводството се превръща в център, предоставящ информация.

Бизнес Навигатор е процесно-ориентирана система. Това означава следното:

• Тя се адаптира безпроблемно към вечно променящата се бизнес среда;
• В нея лесно се вгражда най-добрият опит;
• Тя подобрява цялостната ефективност на бизнес-процесите, от което зависи успеха на организациите.

В интегрираната система за фирмено управление Бизнес Навигатор основното не са главните счетоводни книги или модули, а цялостната автоматизация на бизнес-процесите и прилагане на най-добрите стопански практики и опит посредством:

1. Опростяване на бизнес-процесите и намаляване необходимостта от човешка намеса;
2. Ускоряване на процесите посредством намаляване на циклите, елиминиране на състоянията на чакане и активизиране на потребителите за незабавна реакция;
3. Прилагане на концепцията за опростяване на процесите към области, които са ориентирани към транзакции, вкл. финансови отчети и анализи;
4. Съвместно действие на процеси ­ да се включат няколко приложения в обхвата на един бизнес-процес и да се осигури достъпът на процеса до всеки потребител.
5. Усъвършенстване на процесите ­ да се поддържа най-добрият опит и най-утвърдените практики и да се елиминират етапите, които не добавят стойност. Така потребителят ще се възползва от най-ефективни бизнес методи, изпитани и възприети като еталон от други организации на световно ниво.

За да предостави тези придобивки, Бизнес Навигатор дефинира както работните потоци в рамките на предприятието, така и потребителите, които трябва да си взаимодействат с тях.

Непрекъснатото усъвършенстване на продукта добавя нови стъпки към автоматизацията на счетоводството. Насоката, в която се развива Бизнес Навигатор, е в реализирането на нови автоматични операции, които да намалят ръчната работа. Целта е счетоводството с Бизнес Навигатор да се приближи постепенно към диалоговото счетоводство на бъдещето, което дава възможност за облекчаване труда на счетоводителя и постепенно преминаване към безхартиено счетоводство.

Използване на най-добрите бизнес практики

В новите условия на повсеместно навлизане на компютърната техника в счетоводството на всяка фирма подходът на счетоводния софтуер към потребителите трябва да бъде коренно различен ­ да се наблегне на удобствата за работа и то още в самото начало след закупуване на продукта. С Бизнес Навигатор започвате работа веднага, без да губите време за въвеждане на сметкоплана и базовите данни.

Включените в Бизнес Навигатор пет модела на счетоводството, разработени според предмета на дейност на фирмата, позволяват да започнете работа веднага, с минимални усилия по настройката на програмата. Вградените средства за настройка позволяват адаптирането на шаблоните да стане бързо, без да се въвежда информацията от цялата нормативна база. Веднага след закупуването е възможно започването на работа с реалните данни.

В шаблоните са заложени най-добрите практики според опита на фирмата от дългогодишното внедряване на продукта. Най-добрият опит включва бизнес-процеси, ползвани от водещите в бизнеса компании, които задават “темпото” в определени области на индустрията за по-бърза, по-продуктивна и ефективна дейност в сравнение с техните конкуренти. Тези техники се използват като обекти за идеалната практика, които след това могат да се прилагат от други компании, за да се направи преструктуриране на техните собствени специфични бизнес-процеси.

Заложените в Бизнес Навигатор шаблони с базови данни, използващи превърналата се в еталон информация на най-добрия опит, са готови за използване, тъй като вече имат функционалността, вградена във финансовия софтуер, и съпътстващите бизнес-процеси. Това позволява работните потоци да носят голяма полза на бизнеса, при това рязко намалявайки разходите за първоначалното поддържане и използване. Съкращава се голяма част от разходите за наемане на външни консултанти, които:

• Да анализират и документират работните процеси;
• Да направят преструктуриране на процесите, за да вградят най-добрия опит;
• Да наложат новите работни потоци върху функционалността на софтуера.

Финансов софтуер, в който са вградени най-добрите практики и в който е интегрирана функционалността на работните потоци, може на практика да елиминира всички тези стъпки и вместо това да позволи на мениджърите да се фокусират върху използването на системата, така че тя да отговаря най-добре на нуждите на тяхното предприятие.

С Бизнес Навигатор потребителят започва работа веднага, с минимални усилия по отношение на настройката на системата. Използват се възможностите на включените в програмата шаблони, екстри и автоматични операции. Стандартно са включени шаблони за следните типове фирми според техния предмет на дейност:

• Търговия на едро;
• Търговия на дребно;
• Производство;
• Услуги, трицифрен сметкоплан;
• Финансова къща, валутно бюро.

Допълнителни шаблони за бюджетна организация, юридически лица с нестопанска цел, военни поделения, строителство и акциз са създадени от разработчиците и могат да се инсталират, при поискване от потребителя.

Предварително подготвените шаблони с базови данни се предоставят безплатно от производителя при закупуване на програмата.

Това са примерни данни, които са попълнени с цялата необходима информация съобразно най-новите изискванията на нормативната база. В шаблоните са зададени сметки, автоматичните кореспонденции между тях, аналитичности, данъци, типове документи, контировки, чужди валути, отчети и др.

Бизнес Навигатор позволява и създаването на собствени шаблони, които след това да се разпространяват в поделенията или в други фирми с подобен предмет на дейност. Набляга се на принципа на еднократно въвеждане и многократно използване на счетоводната информация.

При промяна в законодателството само се настройват данните. Тези промени могат да се направят в шаблона и след това да се използват функциите за импортиране и експортиране на информацията.

Богата на знания система

Финансовата система на фирмата е ключово хранилище за огромен обем важна информация за нейния бизнес, служители и партньори. Като база знания за бизнеса и неговите активи тя трябва да бъде средство за постигане на положителен икономически ефект.

Колко добре ще се използва тази база от знания, зависи в голяма степен от средствата, които осигурява финансовият софтуер. От това, доколко ефективно използвате финансовата информация, ще зависи вашата печалба.

Интегрираната система за фирмено управление Бизнес Навигатор акцентира върху богатството на знания, което означава да предоставя знания на оперативните потребители и на мениджърите, когато знае отговорите, или да сигнализира, ако не ги знае.

Аналитична обработка на информацията в реално време

Аналитичната обработка в реално време е средство за осигуряване на анализ на информацията, при което данните се изследват, обработват и преформатират за целите на поддържането на решения чрез представяне на “многомерен” изглед към тях. Така приложенията могат да анализират обобщената информация по-гъвкаво и най-важното ­ с по-висока производителност. Ето защо за приложенията е сравнително лесно да се “прицелят” точно и бързо върху определена матрица от стойности и да реагират бързо на често сменящите се промени в изискванията на потребителя.

Клиент-базираните решения разполагат базата данни и клиентските запитвания на работната станция. Подобно решение може да се окаже подходящо за неголям брой потребители в организация с единичен, малък източник на данни.

Сървър-базираните решения разполагат базата данни и обработката на запитванията на сървъра. Това решение е подходящо, когато изходните данни трябва да се събират от различни бази данни и има много на брой потребители.

Така финансовите приложения се превръщат в сървър за поддържане на решения, което дава възможност на потребителите да извличат повече знания от тяхната информация и така да увеличават приходите от техния бизнес.

Благодарение на вградените средства за настройка на Бизнес Навигатор е възможно гъвкаво да се дефинира работата на всяко работно място, като по този начин потребителят се ограничава до обработката само на тези операции, за които отговаря пряко. Счетоводната информация се съдържа в данните на първичните документи и е вградена в типа документ, а потребителят използва документа, без да разбира от счетоводни сметки. Възможностите на администриране на системата позволяват да се автоматизират процесите на обработката на финансовата и оперативната информация на фирмата, така че без участието на счетоводителя операторите да въвеждат едновременно и счетоводната информация. Ограничаването на достъпа на отделни потребители до счетоводните справки и до настройките на счетоводната система облекчава тяхната работа и ги ограничава само до функциите, за които те имат право да правят настройки на системата. При това се запазва целостта на интегрираната система за управление и данните се насочват към конкретните потребители.

Директен режим на работа с всички данни

Бизнес Навигатор е разработен като единна програма, без модули, с единни данни и пълен достъп до всички функции. Достъпът до данните е възможен винаги и веднага, от всички екрани на програмата.

Директният режим на работа се отнася както до достъпа до всички данни в момента, в който те са необходими, от всеки екран на програмата, така и до цялата информация за неограничен брой периоди и години и до справките с всички подробности за всеки избран от потребителя период, за интервал от периоди или за година.

В Бизнес Навигатор не е необходимо първо да въвеждате базови данни, а след това ­ документи. От всеки екран на програмата са достъпни функциите “Добавяне”, “Редактиране”, “Триене” или “Копиране”, така че в процеса на работа едновременно попълвате и базовите данни.

Винаги имате достъп до счетоводната информация и до всички въведени документи, счетоводни статии, текущи салда и обороти за всички обработвани периоди и години.

Едновременната работа в много, практически неограничен брой, периоди и години, позволява да отпаднат като функции ежемесечното отпечатване на големи обеми от справки както и ежемесечното архивиране на информацията. Справките се разпечатват на хартия в момента, в който са необходими. Във всеки момент са възможни справки за текущото финансово състояние на фирмата, а не само след приключването на периода. Поддържат се т.нар. “горещи салда” за всички периоди, като цялата информация за периода или следващите след него периоди се актуализира в момента на осчетоводяването на първичния документ.

Гъвкавост при промяна на законодателството

Главна особеност на Бизнес Навигатор е неговата гъвкавост и независимост при промяна в законодателството. В Бизнес Навигатор е заложен принципът на свободно дефиниране на сметкоплана и базовите данни. Сметките могат да се задават с гъвкава дължина и структура. Структурата на сметката се определя от вида на осчетоводяване по сметката и от нейната аналитичност. Свободно се дефинират сметки с различни начини на осчетоводяване ­ статистически, сборни, данъчни, сконтови, сметки за валутни разлики, за отваряне на баланс, чуждестранни сметки.

Сметките от българския сметкоплан могат да се свързват със сметки по друг, чуждестранен сметкоплан, като по този начин се реализира едновременна работа по двата счетоводни стандарта.

Възможни са сложни връзки между сметките по двата стандарта, така че всеки момент да се получи желаната информация и по чуждия сметкоплан. Работи се по българското счетоводство, а справките се извеждат и по двата стандарта.

Взаимоотношенията с контрагентите се отчитат с персонални сметки за всеки клиент или доставчик, с възможности за индивидуално следене на разплащанията. Контрагентите могат да се обобщават в групи и да се свързват към съответните сметки от сметкоплана.

Бизнес Навигатор има гъвкави възможности за създаване на аналитичности по сметките. Номенклатурите се комбинират в типове аналитичности, откъдето се определят и алгоритмите на обработка на сметките. Големи възможности има за дефиниране на собствени номенклатури с различни начини на кодиране ­ автоматично, ръчно, буквено-цифрово. Дължината на кода е до 20 знака, така че практически няма ограничения за броя и структурата на номенклатурите, които ще се въвеждат. В аналитичностите свободно могат да се комбинират по 3 признака с номенклатури, които са независими.

С филтър могат да се селектират позициите на независимите номенклатури.

Работата с артикули стандартизира работата с номенклатури и списъци и улеснява оперативната обработка на документите в реално време.

Данъците се дефинират като списъци, които могат да бъдат процентни, количествени или фиксирани. В данъка е заложено и неговото автоматично осчетоводяване по данъчните сметки.

Генераторът на отчети и вградените дизайнери на документи и отчети позволяват настройките на справките и отпечатването на изходните документи да става от потребителя, без да има твърдо заложени форми в програмата. Промяната на тези форми става в реално време, а не се чака нова версия на програмата. В шаблоните са заложени вариантите, които отговарят на изискванията на законодателството, и могат да се използват само с някои индивидуални настройки.

Работа в много периоди

Бизнес Навигатор позволява едновременна работа в много, практически неограничен брой периоди и години. Работата в произволни периоди е едно предимство, кое­то ви позволява във всеки момент да се върнете и да довъведете данните за предишния период, които са пристигнали със закъснение. Информацията е достъпна винаги и веднага, за всички обработвани периоди и години. Извеждането на всички справки за миналите периоди в момента на тяхното извикване позволява да се премине към безхартиено счетоводство.

Бизнес Навигатор е реализиран на принципа на т.нар. “горещи салда”. Салдата се актуализират в момента на осчетоводяването на първичния документ и се извършва автоматична актуализация на всички следващи периоди. Отпада функцията “Приключване” за прехвърляне на салдата към следващия период.

Многовариантните справки на Бизнес Навигатор са актуални за всички обработвани периоди и години. Посредством функцията “Филтър” могат да се правят извадки от дата до дата. По критерии за търсене като групи, подгрупи, видове, списъци могат да се извадят само части от информацията.

Интелигентно извличане на информация от отчети

Традиционните финансови системи разглеждат издаването на отчети като завършване на бизнес-процеса. Богатите на знания интегрирани системи разглеждат отчета като стъпка в цялостния процес на управление на бизнеса. Отчетите на хартия винаги са крайна стъпка на процеса. След като данните се представят на хартия, те са “мъртви” и не могат да се ползват повторно.

Обработката на отчетите е концепция за извличането на максимална стойност от информацията в отчета. Този процес започва с дигитализирането на отчета. Със съхраняването на отчетите в електронен архив, вместо на хартия, финансовите системи могат да предоставят редица предимства, като:

• намаляване на хартията, разходите за съхранение и обработка;
• ползотворно ползване на данните в отчета, докато не се сменят с нови версии;
• електронно разпространение на информацията в отчета с помощта на електронната поща;
• извличане на информация за точния потребител в точното време.

Тази концепция разглежда данните в отчета като “жива” информация. Тази информация може след това да се анализира с помощта на специализирани средства за обработка на отчети от финансовите системи, или от потребителите с помощта на инструменти от тяхната работна система.

Цифровите отчети доставят много повече знания за финансовата система от който и да е отчет на хартия. Интегрираната компю­търна система за фирмено управление Бизнес Навигатор има вградени средства за обработка на отчети. Дизайнерите на отчети, документи, заявки и др, генераторът на отчети ползват техники на анализ на данните, които позволяват да се вземат решения, като:

• Кой трябва да научи за информацията от този отчет?
• Трябва ли определени потребители да виждат цялата информация или само отделни части?
• В какъв формат данните трябва да се доставят на потребителите?
• Трябва ли системата да предприема някакви определени действия на база данните в отчета?

След като завърши обработката на отчета, потребителят може да предприеме поредица от действия, като те могат да включват:

• Изпращане на “пакети” от отчета до потребители по електронна поща;
• Подреждане на опашка на “моментните снимки” за евентуално изтегляне от отдалечени потребители;
• Прехвърляне на обобщение на данните в отчета до сървъри за вземане на решение;
• Създаване на копие на отчета за достъп в реално време от хранилището на отчети.

“Моментните снимки” на отчета позволяват на потребителя да премине от обобщените данни на отчета до по-ниските нива на баланса и дори да стигне до оригиналните транзакции. Вместо просто да се съхраняват отчетите като обикновени текстови файлове, които могат да се разглеждат върху екрана на една равнина, в този случай данните в отчета “оживяват” и могат да се ползват като база за вземането на решение.

В интегрираната система за фирмено управление Бизнес Навигатор има вградени възможности за експорт на отчетите и изходните докумен­ти в различни формати (MS Excel, MS Word, PDF-формат, HTML-формат), които позволяват обработката да става и с независими външни програми.

• Прости, удобни и логични средства за работа

Бизнес Навигатор е реализиран с прости, удобни и логични средства за работа.

Гъвкавият потребителски интерфейс отговаря на съответния стандарт на Windows, но може да се настройва индивидуално от потребителя.

Вградените средства за дефиниране на визуални стилове позволяват на потребителя да променя различни елементи от външния вид на програмата и съдържат функции за:

• Автоматично конфигуриране според броя цветове, поддържани от дисплея;
• Графичен или цветен фон на прозорците;
• Плоски и релефни бутони;
• Графични ефекти на бутоните (cool buttons);
• Оцветени страници ­ в т.ч. различен цвят за активните страници;
• Цвят на входните полета и списъците за всеки тип прозорец;
• Набор от предварително подготвени стилове;
• Редактор на стиловете.

При работа в мрежа всеки потребител може да използва различен стил. Възможностите за творчество са практически неограничени.

Достъпът до всички данни е възможен от всеки екран на програмата. Не е необходимо да напускате първичния документ, ако ви се налага да добавите или редактирате базови данни. Работата със списъци става в момента на основния работен екран.

Натискането само на един бутон позволява автоматично да се попълнят документите или да се преобразуват от един вид в друг ­ напр. от оферта в поръчка или във фактура или от заявка във фактура за доставка. Неизпълнените поръчки от клиенти могат автоматично да станат заявки към доставчиците.

При попълване на документи е възможно множествено маркиране наведнъж на много позиции, които се попълват дори със зададено количество от екрана за избор.

Функциите за търсене на данни с филтър или с локатори, както и сортирането на таблиците гъвкаво по избрани колони правят работата с Бизнес Навигатор удоволствие за потребителя.