Функционални възможности Интегрирана система за фирмено управление Бизнес Навигатор

Търговски центрове

Търговските центрове в Бизнес Навигатор са разширение на понятието “обект”. Като търговски център логически са групирани счетоводните сметки за склад и продажби, с които се оперира от едно и също място. Търговският център обединява счетоводната информация за доставките и за продажбите на стоките и позволява веднага да се следят движенията и наличностите на артикулите.

За всеки търговски център трябва да укажем с какви категории артикули борави. За всяка категория артикули в конкретния търговски център трябва да укажем двойка сметки ­ сметка за продажби и сметка за склад. Сметката за склад обаче не е задължителна (например в случая на услуги, където няма смисъл да се говори за склад).

Фактурирането на продажбите се отчита по търговски центрове. Документите от тип “Изходяща фактура” могат да включват информацията за определен търговски център. В този случай Бизнес Навигатор позволява използване на таблица за въвеждане позициите по фактурата, която е оптимизирана за ускоряване на работата. Въвеждането на документи с търговски центрове и артикули е предназначен за оперативно и бързо въвеждане на голям брой документи при продажбите.

В момента на въвеждане на стоката Бизнес Навигатор показва наличностите на тази стока за последния активен период. В списъка на позициите към фактурата вместо със сметка и партида, както е прието в счетоводството, се работи с артикули.

При въвеждане на фактури се появява списък на всички артикули, които се продават от този търговски център, сортирани по име. Тъй като информацията се отнася само за текущия търговски център, програмата има възможност в списъка за избор да покаже текущата наличност на всеки артикул в склада. Наличността се определя като разлика между количеството, което се води в склада, и сумата на продадените (но неизписани до момента) и резервираните количества. Тези стойности също се показват за избрания в момента артикул. Ако аналитичността на продажбите е с повече от един признак, наличността на артикула се изчислява сумарно по всички партиди, които съответстват на същия артикул. Например дадена стока по всички консигнатори.

Работа с дилъри

Работата с дилъри и групи дилъри в Бизнес Навигатор позволява отчитането на продажбите и на наличностите на стоки у дилърите да става автоматично едновременно с въвеждането на първичните счетоводни документи.

Дилърите могат да се групират в групи. В базовите данни за дилъра се поддържа информация и за клиентите, които той обслужва. Информацията се обновява автоматично, когато се въвежда документ с нова комбинация от дилър и клиент.

Типът документ се настройва за работа с дилъри с параметър. При въвеждане на документа се прави избор на дилъра, за който се отнася покупката или продажбата.

Бизнес Навигатор отразява информацията за дилърите в следните справки:

• Информация за дилъра в описа на документите и филтриране по дилър или по група дилъри;
• Информация за дилъра в синтетичния дневник и филтриране по дилър или по група дилъри;
• Вариант по дилъри на главната книга. В главната книга могат да се видят всички операции, извършени от даден дилър, сортирани и обобщени по сметки, клиенти и доставчици и по партиди. От главната книга на клиент могат да се видят всички операции към този клиент от всеки дилър, сортирани и обобщени по сметки и партиди. Същото важи за главната книга на доставчик. Операциите, извършени без дилър, се обединяват, маркирани със ***.

Поръчки от клиенти

Бизнес Навигатор позволява оперативно следене на поръчките от клиентите, превръщането им от оферта в поръчка и след това във фактура и резервиране на стоки по потвърдените от клиентите поръчки.

В типа документ за продажба “Изходяща фактура” можем да укажем началното състояние, от което тя тръгва в момента на създаването си. Възможните начални състояния са три: оферта, поръчка и фактура.

Офертата всъщност още не е поръчка. Тя е предложение към клиента, на базата на което той може да оформи поръчката си. По нея могат да възникнат промени. Клиентът може да откаже някои позиции, да намали количествата по други, да ги увеличи по трети, да смени някои артикули с други подобни и да заяви нови неща. Въведените в поръчката артикули се резервират. Това означава, че те присъстват в склада, но се изключват от справката за наличните количества. Наличното количество се изчислява, като от количеството, което се води в склада, се изваждат резервираните количества и количествата, които са продадени, но още не са изписани от склада.

Резервирането става в момента на потвърждаване на съответния ред от документа. Тоест, при въвеждането на следващия ред, количеството от предишния ред вече е резервирано.

Когато клиентът потвърди заявката си, офертата (с всички направени по нея поправки) става поръчка и вече подлежи на изпълнение. По изпълнената поръчка се издава фактура. С натискане само на един бутон ­ “Потвърждаване на поръчка” документите се преобразуват към следващото състояние. Офертата става поръчка, а поръчката става фактура.

Номерирането на офертите и поръчките е различно от номерирането на фактурите. Не е ясно дали дадена оферта ще бъде потвърдена и кога ще стане това. Затова за нея не бива да се заделя номер от редовната последователност на номерата на фактури.

Когато поръчката стане фактура, номерът на документа се сменя и автоматично на фактурата се присвоява следващият редовен номер според режима на номериране на съответния тип документ. В този момент автоматично се създава и нова отворена позиция за следене на неуредените сделки. Фактурата автоматично се осчетоводява, а количествата по нея от резервирани стават продадени.

Бизнес Навигатор извежда справки за чакащите поръчки, които могат да бъдат проследени в състоянието им към момента.

Извеждат се следните видове справки:

• Всички поръчки;
• По клиенти и поръчки;
• По клиенти и артикули;
• По артикули;
• По операционни центрове.

Заявки към доставчици

Функцията “Заявки” включва възможности за дефиниране на типове заявки с цел автоматизация на работата по въвеждането и отпечатването на заявки. Типовете заявки определят вида на заявката, режима на номериране, търговския център, с който се работи, и начина на отпечатване на заявката.

Заявките могат да се въвеждат ръчно и автоматично.

Ръчното въвеждане на заявките към доставчици става лесно с предварително дефинираните типове заявки. За попълване едновременно на много позиции могат да се използват възможностите на груповото въвеждане, където автоматично се управлява и количеството, което ще заявяваме.

Автоматичната операция “Със­та­вяне на заявка към доставчик” може да се извика с едноименния бутон от основния работен екран. На базата на изходяща фактура, оферта или поръчка от клиента се съставя заявка към доставчик със същото съдържание. Само се избира доставчика, към който ще се заявяват поръчаните от клиента стоки.

Автоматично се следи изпълнението на заявките към доставчика. Тази функция позволява обвързването на фактурите за доставените стоки със заявките към доставчиците. За целта е предвидена автоматична операция “Доставка по поръчка” при въвеждането на документи от тип “Входяща фактура”. При извикването й позициите във фактурата се попълват на база на заявените стоки, които още не са доставени. Бизнес Навигатор автоматично следи изпълнението на количествата по всяка отделна стока в заяв­ката и попълва само разликата между заявените и доставените количества. Ако една стока е доставена частично, ще се попълни само разликата до пълното изпъл­нение на заявката.

Данните за заявките могат да се проследят от екрана за въвеждане на заявки. Заявките са подредени според състоянието им в страниците “Неподадени”, “Подадени”, “Приключени”, “Всички неподадени”, “Всички подадени”, “Всички приключени” и “Всички”.

Преобразуване на мерни единици

Бизнес Навигатор позволява обработката на основни и алтернативни мерни единици на стоките и артикулите. С основната мерна единица се отчита всяка позиция поотделно. От основната мерна единица програмата превръща данните в алтернативна мерна единица с едно кликване на мишката.

В дефиницията на партидите и артикулите е добавена възможността да се задава допълнителна (алтернативна) мерна единица. Нормално количествените партиди се водят в мерните единици, които са указани в съответните номенклатури. При осчетоводяване на операции, които са зададени в друга мерна единица, количествата автоматично се преизчисляват в съответната основна мерна единица на партидата. В аналитичните салда и обороти се записва преизчисленото количество, а в дневниците количеството остава така, както е въведено в документа.

Преобразуването на мерните единици става според таблицата на измерваните величини в базовите данни, където се въвежда съотношението за преизчисляване от една мерна единица в друга. В специфични случаи могат да се отчитат две количества (напр. тегло и влажност, обем и алкохолен градус и т.н.).

Алтернативната мерна единица не се отразява на направените вече осчетоводявания. Тя може да бъде променяна дори и в партиди, по които има записвания.

За да се улесни използването на информацията, Бизнес Навигатор позволява в аналитичните справки количествата да се показват по един от три възможни начина:

• в мерната единица, в която е взета операцията (текуща мерна единица);
• в мерната единица, в която нормално се води партидата (основна мерна единица;
• в алтернативната мерна единица­, както е зададена в дефиницията на партидата.

Алтернативните мерни единици се задават за партидата, а не за номенклатурната позиция, което позволява една и съща номенклатура в различните сметки да се разглежда в различни мерни единици. Например при производството на алкохол напитки, които нормално се водят и продават на бутилки с различен обем, могат едновременно да се представят и в литри за отчитане на акцизите.

Тази функция се поддържа в справките “Оборотна ведомост за аналитична сметка”, “Оборотна ведомост за партида по перио­ди”, “Аналитичен дневник за сметка” и “Аналитичен дневник на данъците и отстъпките”. В оборотните ведомости изборът е между основна и алтернативна мерна единица.

Данъци и отстъпки

Функциите на Бизнес Навигатор за работа с данъци и отстъпки позволяват за дадена стока да се задават едновременно акциз и отстъпка или да се комбинират няколко вида отстъпки за една и съща стока. Тези функции биха позволили да се поддържат различни ставки за ДДС за различните стоки, ако настъпи такава промяна в закона, както е в много страни от Европейската общност.

Те са особено важни за търговски фирми, които работят с много видове отстъпки при различни рекламни кампании ­ процентни, количествени, за обем продажби, верижни и др. Освен стандартните типове данъци ­ процентен, количествен и фиксиран е добавен нов тип данък ­ с променлива ставка. Това е процентен данък, при който ставката се задава при въвеждане на документа. Ако в данъка е зададена ставката, тя се използва като стойност по подразбиране, която после операторът може да промени.

В дефиницията на данъка е добавена група като параметър, който може да се използва за допъл­нителни обобщения в специалните справки за данъци и начисления. Дефинирането на групите става в базовите данни. За всяка категория начисления ­ ДДС, акцизи или отстъпки ­ групите се дефинират отделно. Разрешено е да се променят в движение групите на данъка, дори по него вече да има въведени операции.

В екрана за въвеждане на позициите към документа е добавена таблица с неограничен брой данъци и отстъпки. Въвеждането става направо в таблицата. В зависимост от дефиницията на данъка програмата автоматично определя кои полета от таблицата се въвеждат, а кои се изчисляват. При промяна на количеството или цената на стоката или на общата сума, цялата таблица се преизчислява автоматично.

За всеки тип документ може да се зададе списък от данъци и отстъпки, които да се включват автоматично на всеки ред на документа, и втори списък от данъци и отстъпки, които да се включват автоматично в допълнителните начисления на самия документ. Тези списъци се въвеждат като допълнителни параметри на типа документ и се използват автоматично при въвеждането.

Бизнес Навигатор позволява въвеждане на няколко данъка и отстъпки общо за документа, напр. ДДС и отстъпка върху общата сума на документа. Могат също да се комбинират няколко различни отстъпки. В таблицата за въвеждане на позициите на документа е добавена втора страница “Допъл­ни­телни начисления”, която съдър­жа таблица с неограничен брой данъци и отстъпки.

Ако към партидите или артикулите има зададени акцизи и отстъпки, те се включват автоматично при въвеждане на фактурите. Бизнес Навигатор автоматично използва данъка от партидата и изчислява необходимите суми по алгоритъма за този данък. Тази функция е удобна за указване на акциза при фактуриране на акцизни стоки както и за включване на стандартни отстъп­ки в ценоразписа.

В справките на Бизнес Навигатор за работа с множествени данъци и отстъпки е предвидена справката “Аналитичен дневник на данъците и отстъпките”. Тя показва начислените данъци и/или отстъп­ки за всяка партида ­ обикновено акцизи или отстъпки.

Автоматично изписване на стоки

В Бизнес Навигатор е предвидена автоматична операция за изписване на стоките от складовете, което може да става по стандартния метод на средно-претеглената доставна цена или по методите FIFO и LIFO. Изписването на стоки може да става по два начина:

• Само ако необходимите количества вече са заприходени в склада;
• Ако количеството в склада не е достатъчно, само до наличното количество.

Режимът на изписване се настройва в базовите данни. Възможно е да променяте този режим в хода на работата. Това не влияе на вече направените изписвания.

При използване на методите FIFO и LIFO аналитичността на склада трябва да се води и по доставки. Предвид характера на тези методи изписването винаги е до наличното количество.

Минимални и максимални запаси

В интегрираната система за фирмено управление Бизнес Навигатор могат да се дефинират ограничителните параметри за следене на наличностите на материалните запаси. В партидите на сметки, чиято аналитичност е от тип “Материални запаси”, има възможност да се попълнят полетата “Минимален запас” и “Максимален запас”. Така можете да следите кога складовите наличности на даден артикул са спаднали под минимума или пък са надвишили максимума. Можете да попълните и само едното поле, за да следите само едното условие.

В справката “Оборотна ведомост за аналитична сметка” с карето “Минимален/Максимален запас” могат да се извеждат справки за наличностите според въведените данни в тези полета. То е валидно само за активни сметки с количествена аналитичност от тип “Материални запаси” като стоки, материали или готова продукция. Ако маркираме карето, можем с допълнителните бутони “Под минималния” и “Над максималния” да избираме изпълнението на тези условия.

Дефинирането на параметрите за ограничение на материалните запаси спомага за оптимизиране на наличностите на търговските фирми и създаване на по-ефективна организация на тяхната работа. Това е много важно за формиране на заявките към доставчиците и създаване на ефективни графици на доставките.

Производство

Отчитането на резултатите от дейността на едно промишлено предприятие е много по-комплексно, отколкото например на една търговска фирма, тъй като в производственото предприятие много голяма част от създаването на стойността се реализира от т.нар. предварителни (подготвителни) дейности.

Интегрираната система за фирмено управление Бизнес Навигатор разглежда различни аспекти за анализ на разходите на производствените предприятия и предоставя количествена информация за вземане на решения. Важни функции на програмата са средствата за дефиниране на рецептурници на изделията и за отчитане на преките разходи както при производството на нови продукти, така и при развитието на инвестиционни проекти. Едно компетентно решение предполага предварителното познаване на свързаните с продукта или с инвестицията разходи (и печалби). Във всяко предприятие трябва да се изгради система на анализ на разходите по видове разходи и според нуждите тя да подава необходимата информация на ръководството на предприятието.

Калкулация на себестойност

В Бизнес Навигатор са разработени различни алгоритми за калкулация на себестойност.

При плановата себестойност на продукцията с документа за заприходяване на готовата продукция в склада програмата автоматично изчислява нейната себестойност, изписва от склада необходимите материали и полуфабрикати и начислява общите разходи.

За тези изчисления се използва съставът на изделията от рецептурниците. Веднага се извършва и проверка за достатъчна наличност на материалите в склада. За недостиг на материали се издава съобщение.

Позволено е и изписване на червено при калкулация на себестойност по рецептурник. Опцията за изписване на червено позволява да се разреши изписването на материали от склада при заприхождаване на произведената продукция да става и в случаите, когато в склада не е налично цялото необходимо количество от даден вид материал. При това изписването става по среднопретеглената цена на реално наличното количество. Параметърът “Допустим недостиг” позволява да се укаже при какъв процент на недостига спрямо необходимото количество операцията може да се смята за успешна. Допустимите стойности на процента са от 10% до 90% със стъпка 10%.

На етапа на отчитане на фактическата себестойност могат евентуално да се коригират количествата на действително вложените материали. След това с автоматичната операция “Корекция на общи разходи” се преразпределят начислените общи разходи в съответствие с фактическата им обща сума. Непреките разходи по пера, които не са включени в плановата себестойност на изделията, се разпределят с операцията “Разпределяне на общи разходи по аналогия”. Накрая самата себестойност се коригира с функцията “Приключване на разходна сметка”.

Справките позволяват да се видят разходите за производство, сортирани по видове изделия или по видове разходи, обобщено или подробно. Може да се получи обобщен отчет за всяко изделие с разходите за неговото производство, наличностите в склада (или складовете), дадените количества на консигнация и реализираните продажби. Интересна е справката за разликата между планова и фактическа себестойност по видове изделия.

Дефиниране на рецептурници за състав на изделията

Бизнес Навигатор позволява създаване на рецептурници за производството на всяко изделие. В тях се описва състава на изделието. Описват се не само количествата на влаганите материали, но и използваните полуфабрикати и стойността на непреките разходи. Описанията на полуфабрикатите могат да съдържат и други полуфабрикати, без ограничение на нивата на влагане.

При описване на състава на изделията се залагат и контировките за автоматично изчисляване на себестойността на изделията при тяхното заприходяване в склада.

Корекция на общи разходи

Функцията “Корекция на общи разходи” на Бизнес Навигатор позволява да се коригират стойности на общи разходи, които в края на отчетния период показват различни стойности от начислените според плановата себестойност суми. Програмата изчислява автоматично процента на отклонението на база на начислените планови разходи и автоматично разпределя разликата по съответните изделия. Разпределянето на разликите между плановата и фактическата себестойност става на база на начислената планова себестойност на изделията.

Програмата разпределя сумата на документа пропорционално на вече начислените суми за този вид разход за всяко изделие. Начислените суми по този вид разход се коригират с един и същ процент, определен автоматично.

Автоматичната корекция на общите разходи става с използване на автоматична операция. На екрана за въвеждане на многото позиции на документа от бутон “Автоматични операции” избираме “Корекция на общи разходи”. Програмата предлага да се избере видът разход, който ще се разпределя.

Разпределяне на общи разходи по аналогия

При функцията за разпределяне на общи разходи по аналогия на Бизнес Навигатор таблицата за разпределение на разходи се съставя автоматично от програмата на базата на дебитните салда на друг вид разход, избран за аналог. В този случай начисляването на сумата общи разходи по партидите на преките разходи става пак по дебитните салда, но на друг вид разход. Основното приложение на тази операция се предполага да бъде отнасяне на фактическите разходи за някои видове разходи, за които не е дефинирана планова себестойност.

Използва се документ с автоматичната операция “Разпределяне на разходи по аналогия”. Програмата предлага първо да изберем вида разход, който ще се разпределя, и след това да укажем и вида на разхода, по аналогия с който ще става разпределението.

Програмата автоматично разпределя сумата на документа по първия вид разход за всяко изделие пропорционално на вече начислените суми по втория вид разход за същото изделие.

Допустимо е първият и вторият вид разход да съвпадат. Ако за база изберем същия вид разход, операцията ще бъде аналогична на корекцията на общи разходи, но разпределението ще стане на основа на вече начислените дебитни (а не кредитни) салда на вида разход, който разпределяме.

Приключване на разходна сметка

След като се разпределят общите разходи по сметката за разходи за производство с операцията “Корекция на общи разходи” или “Разпределяне на разходи по аналогия”, или с преки операции, те се отнасят към себестойността на съответното изделие с операцията “Приключване на разходна сметка”. Основната сметка се води по видове продукция, а кореспондиращата ­ по видове продукция и по видове разходи.

За изпълнение на тази функция автоматичната операция е “Приключване на разходна сметка”. За всяко изделие се приключват дебитните салда на всички съответни нему разходни партиди. Карето “С отрицателни записи” позволява едновременно с това да приключите и кредитните салда на сметката за разходи за производство, като за тях ще се съставят червени записвания.

Тази функция може да се използва и за други подобни видове приключване, като се спазват същите принципи. Сметката, която се приключва, е кореспондиращата сметка. Ако тя е от кредитната страна, се приключват дебитните й салда, а ако е от дебитната страна ­ кредитните салда. Ако аналитичността й е количествена, се извършва и количествено приключване.

Общата схема на работа, която бихме препоръчали при калкулациите на себестойност, е следната:

• Продукцията се заприходява, като се използва планова себестойност по рецептурник.
• Ако е необходимо, текущо се вземат корективни операции за разликата между фактическия и плановия разход на материали.
• Фактическите разходи по тези пера, за които е заложена планова себестойност, се разпределят чрез корекция на общи разходи.
• Фактическите разходи по тези пера, за които не е заложена планова себестойност (напр. други разходи), се разпределят по аналогия.
• Натрупаните разлики между фактическа и планова себестойност се отнасят в себестойността на продукцията чрез приключване на разходна сметка.

Разбира се, най-подходящата схема на работа се избира в зависимост от особеностите на конкретното производство и от организацията на работа в производственото предприятие.

Бюджет и бюджетиране

Интегрираната система за фирмено управление Бизнес Навигатор улеснява работата на бюджетните организации посредством автоматичните операции за съставяне на бюджет на аналитично и на синтетично ниво и автоматично сравнение на плана и изпълнението на бюджетните показатели.

Допълнителни улеснения за бюджетните организации са разработения и ежегодно обновяван шаблон с вграден сметкоплан, партиди и бюджетни показатели според изискванията на законодателството, аналитично отчитане на финансовите показатели по параграфи от структурата на бюджета, както и автоматичното извеждане на всички необходими отчети.

Автоматичната операция “Бюджетиране” позволява въвеждане на планови стойности не само за бюджетни организации, а също така и по сметки или по партиди и автоматично сравнение на плана и изпълнението му в количествено и стойностно изражение. Бизнес Навигатор позволява и количествено отчитане на бюджета за всеки период. Това е много важно за планиране на запаси за производство на продукция, за количествено планиране на продажбите на стоки или продукция.

Задаването на бюджетните показатели за сметката става от базовите данни. На страницата “Бюджетиране” се избира функцията “Инициализиране на бюджет”, коя­то позволява след избора на годината да се генерира по един запис за всеки период, в който да се попълнят бюджетните стойности.

Бюджетните справки съдържат информация за стойностите и процента на изпълнение на бюджета, като те се показват в отделно меню. Справките показват стойностите по дебита и по кредита на заложения бюджет както и на изпълнението на бюджета и на процента на изпълнение. Справките се извеждат за произволен интервал от периоди подобно на оборотната ведомост за материална сметка. С функцията “Филтър” се правят извадки по желание. Допълнителната справка “За сметка по периоди” позволява проследяване на изпълнението на бюджетните показатели по тази сметка за всички отчетни периоди.

Функцията за бюджетиране на ниво партида позволява да се следи изпълнението на бюджетните показатели на аналитично ниво. В справките се показват заложеният бюджет, изпълнението на бюджета и процентът на изпълнението му в стойностно и количествено изражение. Справките се извеждат по партиди за произволен интервал от периоди. С функцията “Филтър” могат да се избират извадки по групи, подгрупи или по конкретни партиди. При отпечатване се показват обобщения по групи и подгрупи. В справката “За партида по периоди” за всяка избрана партида се показват натрупаните данни по всички отчетни периоди ­ количествени и стойностни. Справката “За номенклатура по сметки” позволява сравнение между партидите на тази номенклатура по всички сметки както и изчисляване на разлика между стойностите по различни сметки.

Услуги, туризъм

Интегрираната система за фирмено управление Бизнес Навигатор съдържа пример за фирми с предмет на дейност “Услуги”. Фирмите за услуги работят по проекти, като всички дейности се отчитат по тях. Гъвкавите възможности на Бизнес Навигатор за настройка на аналитичностите позволяват проектите да се оформят като списък, който се влага във всички аналитичности. Приходите, разходите, продукцията, стоките, материалите и услугите се дефинират с отчитане по проекти.

В справките винаги може да се проследи състоянието на проекта по всички сметки, както и да се анализират отделни негови съставни части по отделните сметки. Веднага може да се проследи дали проектът е успешен или е на загуба.

При туристическите и туроператорските фирми особеностите са главно при отчитане на ДДС. Съгласно изискванията на закона за ДДС за отчитане на ДДС за туристическите фирми в Бизнес Навигатор са разработени допълнителни функции.

За правилното отчитане на доставките на обща туристическа услуга според Правилника за прилагане на ЗДДС се ползват документи – фактури и известия към фактури, в които не се посочва данък. За начисляването на данъка при възникване на данъчно събитие при тези случаи се съставя протокол според този правилник.

Дефинира се данъкът, който се начислява при отчитане на доставките на обща туристическа услуга. Това най-лесно се прави с копиране на съществуващ данък под ново име и последваща настройка.

За обработката на доставките на обща туристическа услуга в програмата се дефинират и нови типове документи – фактура и протокол за самоначисляване на ДДС. За дефинирането на нови типове документи може да се използват вече налични и се редактират данните на съответните страници с цел правилното отчитане в справките по ДДС.

Извеждането на дневниците за ДДС за туризма става автоматично.

Дълготрайни активи и амортизации

Отчитането на дълготрайните активи в Бизнес Навигатор е разработено в съответствие с изискванията на международните счетоводни стандарти за управление на инвестиционната политика на фирмите, организациите и предприятията.

Стилове на амортизация

Стиловете на амортизация определят начините на отчитане на дълготрайните активи, периодите на начисляване на амортизациите и техните параметри. С различни стилове на амортизация могат да се отчитат по различни начини инвестираните средства в дълготрайни активи, както и да се правят сравнения между начислените по различни стилове амортизации. Използването на тези стилове е съобразено с финансовата политика на фирмата и с предназначението на отчетите за инвестициите на фирмата.

Посредством стиловете на амортизация може да се направи анализ и сравнение на финансовите показатели при използването на един или друг метод на амортизация, при използването на различни срокове за отделните активи, както и на различни периоди на начисляване на амортизацията.

В Бизнес Навигатор могат да се дефинират до 5 стила на амортизация. Програмата създава автоматично два стила: счетоводна амортизация и данъчна амортизация. Целта е параметрите на данъчно-признатата амортизация да могат да се задават независимо и да може да се избира например нелинеен метод за данъчно призната амортизация.

Допълнително удобство в дефиницията на стила е да могат да се укажат стойности по подразбиране за амортизациите на повечето дълготрайните активи по този стил, които са повтарящи се и облекчават работата при индивидуалното задаване на данните на актива.

В стила на амортизация се описват редица важни параметри, като:

• Номенклатура на местоположенията. Избира се само за първия стил и важи за всички стилове. Тук указваме коя номенклатура от списъка ще използваме като допълнителен параметър за местоположението на дълготрайните активи.
• Дали са разрешени ревалоризации на дълготрайните активи по този стил.
• Метод по подразбиране. При добавяне на нов актив автоматично ще му се присвои този метод, което спестява време при въвеждане на нови дълготрайни активи.­
• Коефициент на ускорение по подразбиране (за константно-дегресивния метод).
• Интервал, в месеци. Задава се месечен, тримесечен, полугодишен или годишен интервал за начисляване на амортизациите. По българските стандарти интервалът е месечен.
• Начало в период: Същия, Следващия. Указва се дали амортизациите на въведеното в експлоатация основно средство започват в същия период, или в периода, следващ въвеждането му в експлоатация. По българските стандарти амортизирането трябва да бъде от следващия период.
• Действие след края на срока на годност. Указва се какво става с основно средство, което е изчерпало срока си на годност, но начислените амортизации все още не са равни на амортизационната сума. Има варианти за продължаване на начисляването до изчерпване на остатъчната стойност, докато остатъчната стойност стане нула, за начисляване на остатъчната стойност в последния период и за спиране на начисляването.

Параметрите на стиловете на амортизация дефинират рамките, в които става амортизирането на съответните групи активи. Така се спестяват много ръчни операции при първоначално заприхождаване на дълготрайни активи и се унифицират начините на тяхната обработка. Това е особено важно за данъчно-признатия стил на амортизация, който е фиксиран с нормите на закона.

Описание на дълготрайния актив

Въвеждането на дълготрайния актив става на отделен екран с параметрите на дълготрайния актив. Част от параметрите са общи, останалите са индивидуални за различните стилове.

Общи параметри за дълготрайния актив са:

• Инвентарен номер;
• Дата на придобиване;
• Дата на въвеждане в експлоатация;
• Дата на отписване;
• Местонахождение.
• Индивидуално за всеки стил на амортизация на този дълготраен­ актив можете да укажете:
• Срок на амортизация в месеци. От него и от параметрите на стила програмата изчислява датите на начало и край на амортизацията.
• Начална стойност в историята на дълготрайния актив може да се задава различна начална стойност за всяка година.
• Ликвидационна стойност.
• Метод на амортизация. Под­държат се всички методи на амортизация. Ако методът изисква, се въвежда допълнителна информация за специфичните параметри на метода.
• Ревалоризация: Индивидуален коефициент за годината. Ако е маркирано това каре, програмата вместо общия коефициент на ревалоризация за групата дълготрайни активи използва индивидуален коефициент за това конкретно основно средство.

Параметрите на дълготрайния актив могат да се променят по години, като се пази историята на състоянието за предходната година. По този начин можете да указвате различни параметри за всяка следваща година. Това е много важна функция при смяна на методите на амортизация на активите, при промяна или преоценка на началната му стойност или при промяна на законодателството. Например, нормално е да смените местонахождението на актива в следващата година. Принципно е възможно да променим метода на амортизация и/или срока на амортизация.

Амортизационен план

Бизнес Навигатор извежда амортизационен план по години. В таблицата се показват само тези активи, за които са изчислени амортизации за съответната година. Това е в зависимост от избрания стил на амортизация. За различните стилове това условие може да се изпълнява по различен начин за различните активи. За всеки стил на амортизация има съответна страница, в която можете да видите амортизационния план за този стил. Например счетоводният амортизационен план може да се различава от данъчния амортизационен план.

Освен това можете да изберете сортировка по сметки и номера на партидите, по инвентарен номер или по код на основното средство. Ако под дадения инвентарен номер се водят повече от един актив, амортизационните квоти се определят за толкова броя, колкото са били в началото на годината, или при първоначалното заприхождаване на дълготрайния актив, ако той е придобит през същата година.

С маркиране на параметъра “Покажи всички” на екрана ще се покажат и активите с нулева амортизация. Карето “Ограничен по време” позволява да съставите план, изчислен не за цялата година, а за част от месеците от началото на годината до избран от вас месец.

Карето “Сравнителен план” позволява да се сравняват амортизационните планове, съставени по два стила. Първи стил е този, чиято страница е избрана в момента, а вторият се избира от отделен списък. Сравнителните данни не се показват в таблицата, а се експортират и могат след това да се обработват с дизайнера на отчети, MS Excel или друга външна програма. В дизайнера на отчети можете да зададете други формати на отпечатване, както и да си дефинирате собствен амортизационен план за други стилове.

Начисляване на амортизациите

Начисляването на амортизациите в Бизнес Навигатор е автоматична операция, която използва специално създаден за това тип документ “АМОРТ”. Ако под дадения инвентарен номер се водят повече от един актив, амортизационните квоти се определят за толкова броя, колкото са били в началото на месеца, за който се начисляват амортизациите. Това означава, че ако отпишете част от тези бройки, в амортизационния план това ще се отрази в следващата година, но при действителното начисляване на амортизациите ще се отрази в месеца, следващ отписването, и програмата ще начисли амортизации само за останалите активи.

Интегрираната система за фирмено управление Бизнес Навигатор позволява начисляване на амортизациите да става по местоположението на дълготрайните активи. Ако използвате тази възможност, задължително трябва да са указани местоположенията на всички активи. За активи, които нямат указано местоположение, програмата издава съобщение за грешка и не начислява амортизация.

Възможно е да преминете от синтетично към аналитично начисляване на амортизациите, като направите съответните настройки за автоматично съгласуване на местоположението на дълготрайните активи с аналитичността. Ако за даден дълготраен актив не е указано местоположение, програмата проверява дали номенклатурата на местоположенията не се използва като втори или трети признак в аналитичността на съответната сметка. Ако това е така, местоположението се попълва автоматично от съответния признак в партидата. Тази проверка се извършва при съставяне на амортизационния план.

Ревалоризация на дълготрайни активи

В Бизнес Навигатор функцията “Ревалоризация на дълготрайни активи” позволява да се извърши автоматично начисляване и осчетоводяване на преоценката на дълготрайните активи съобразно зададените коефициенти по години.

Таблиците с коефициентите на ревалоризация на дълготрайни активи и на материални запаси са индивидуални за всяка фирма. Те се задават по години. В амортизационния план автоматично се изчисляват ревалоризираните стойности на активите. Начисляването на ревалоризациите и тяхното осчетоводяване става с автоматична операция.

Автоматично отчитане на ДДС

Отчитането на ДДС с Бизнес Навигатор е напълно автоматизирано, което позволява да се облекчи максимално работата на счетоводителите и да се повиши ефективността на техния труд. Това става възможно благодарение на възприетия подход в базовите данни на програмата да се залагат всички необходими параметри за отчитане на ДДС ­ данъци, счетоводни сметки, операции. Те от своя страна са обвързани с типовете документи, чрез които се отчита ДДС ­ фактури, дебитни и кредитни известия, протоколи ВОП, протокол ДДС, стоково-парични отчети. Операторът трябва единствено да въведе първичните документи, а програмата генерира всичките справки и отчети, които се изискват от данъчното законодателство ­ дневник на покупките, дневник на продажбите, справка-декларация, както и изготвянето на файловете за дневниците и декларация по ДДС, подавани в сайта на НАП.

Благодарение на документно-ориентирания подход на работа и автоматичното контиране в Бизнес Навигатор не е необходимо при въвеждане на документа да се указват счетоводните сметки, използвани за отчитане на ДДС. В програмата е заложен принципът на автоматично осчетоводяване по тези сметки. С осчетоводяването на въведен документ, например фактура, счетоводните статии се съставят автоматично, като се правят записвания във всички журнали. Всеки документ се отразява веднага в салдата и оборотите по сметките за текущия и за всички следващи периоди.

С Бизнес Навигатор можете да подадете и вашата декларация по ДДС , като генерирате файловете по ДДС и ги прикачите при предаването на дневниците за ДДС. Създаването на тази декларация в Бизнес Навигатор става автоматично от бутона “Файлове по ДДС”. На появилия се екран можете да въведете тази информация от данъчната декларация, която не следва пряко от счетоводната информация, като например: прихванат ДДС, ефективно внесен ДДС, ДДС подлежащ на връщане, дата на платежното нареждане, с което е внесен данъкът (ако има такова).

Отчетите се генерират като справки, които се съхраняват за повторно подаване или корекция, а не се съставят в момента на извеждането. Ако се направят промени по документите, те няма да се отразят във вече съставената декларация. Трябва да се създадат нови отчети за същия период. Старите е възможно и да се изтрият, ако вече не са необходими.

Отпечатват се Справката-декларация, дневниците по ДДС и VIES декларацията. В така генерираните данни могат да се правят корекции според нуждите на потребителя.

Оттам се съставят и файловете с данни за подаване към НАП. При създаването на файловете програмата издава съобщение къде са записани файловете. След това тези данни се копират в директория, която се изписва на екрана и се подават точно както са създадени от програмата.

Бизнес Навигатор извършва автоматично обединяване на данните по дневниците за ДДС на фирми с клонове и търговски офиси, които се обработват отделно или са организирани като отдалечени работни места.

При създаване на нова фирма е необходимо попълването на информация, без която е невъзможно изготвянето на файла по ДДС. В полето “Вид фирма” трябва да се избере между следните въз­можности:

• Фирма без клонове ­ за тези фирми, които нямат клонове или търговски офиси и няма да правят обединяване на дневници и файлове по ДДС;
• Централно управление на фирма с клонове;
• Централно управление на фирма с търговски офиси;
• Клон или търговски офис ­ В кло­новете или търговските офиси, чиито отчети ще се подават в централата за обединяване, програмата в специално поле предлага да въведем номера, който е уникален за всеки клон или търговски офис. Разликата между клон и търговски офис е, че номерът на клона се съдържа във файла по ДДС, а на търговския офис ­ не.

Отчитането на особеностите на ДДС в туризма за туроператорските фирми се обработва от Бизнес Навигатор, като за целта е необходимо да се направят съответните настройки на типовете данъци, документите и операциите, по които се отчитат данъците. Дневниците за ДДС се попълват автоматично, както и данните за файла по ДДС и данъчната декларация.

Касови и банкови операции

Автоматично плащане по фактури

Бизнес Навигатор издава автоматично платежните документи към фактурите по специални схеми на плащане. В схемите на плащане могат да се указват до 2 документа. Създаването на тези документи става с натискане на бутона “Автоматично плащане” на главния работен екран. В този момент се създават специалните документи за плащане.

Издаваните и отпечатани от Бизнес Навигатор платежни документи съдържат всички необходими реквизити съгласно изискванията на Закона за счетоводството и счетоводните стандарти. Отпечатването на документи е свързано с възможностите на автоматичните операции “Фактуриране”, “Печат на касови документи” и “Печат на банкови документи”.

Схеми на плащане

Посредством схемите на плащане в Бизнес Навигатор се генерират автоматично платежните документи при погасяване на вземания и задължения по сделките с контрагентите.

За описване на различни варианти е въведено понятието “Схема на плащане”. Има две категории схеми на плащане: входящи и изходящи, за плащане респективно по изходящите и по входящите фактури.

В дефиницията на типа документ от клас “Фактура” (нормално това са фактури, митнически декларации, данъчни дебитни и кредитни известия), има страница “Схеми на плащане”. На тази страница се указва кои схеми са разрешени за конкретния тип документ и кои ­ не. За всеки тип документ можете да разрешите една схема, много схеми, или да не разрешите нито една.

При натискане на бутона “Плащане по фактура” програмата проверява какви схеми на плащане са разрешени за този тип документ. Ако е разрешена само една схема, тя се изпълнява незабавно. Ако са разрешени повече схеми, се показва меню, от което можете да изберете коя схема ще използвате в конкретния случай. Ако не е разрешена нито една схема, не се извършва автоматично плащане.

Отпечатване на касови документи

Автоматичната операция “Отпечатване на касови документи” на Бизнес Навигатор позволява наред с въвеждането на данните за издаваните приходни или разходни касови ордери да се извърши и отпечатването им. Отпечатаните от Бизнес Навигатор платежни документи съдържат всички необходими реквизити съгласно изискванията на Закона за счетоводството и счетоводните стандарти.

Бизнес Навигатор поддържа и паралелна работа по отношение на касовите документи, т.е. издаване и отпечатване на компютърни приходни и разходни касови ордери и работа с такива от кочани.

Вградените дизайнери на документи позволяват всеки клиент индивидуално да настройва вида на отпечатваните документи, да вгражда в тях логото на фирмата, да добавя текстове и полета.

Отпечатване на банкови документи

С автоматичната операция “Печат на банкови документи” на Бизнес Навигатор се отпечатват платежни нареждания, нареждания разписки, документи за незабавно инкасо, вносни бележки и нареждания-разписки.

Данните за това, какъв точно вид документ ще се отпечатва, се задават в параметрите на типа документ. Можете да изпробвате различни варианти, като сменяте начина на отпечатване на вътрешния документ според вида на операцията.

Отпечатаните документи отговарят на стандартите на банките за задължителни реквизити и оформление на документите. С вградените дизайнери на документи може да се изготви и специален печат по желание на клиента, който съдър­жа например фирмения знак, допълнителни полета и параметри и др.

Касова книга със салдо за всяка операция

В Бизнес Навигатор можете да използвате различни варианти на справките за извеждане на движенията в касата. Ако използвате бутона за специално отпечатване, ще можете да отпечатате главната книга за сметката на касата или за банката с данните за началното салдо на сметката, оборотите по всяка операция и салдото за всяка една операция за всеки ден. Тази справка е незаменима като касова книга, като с помощта на филтър могат да се правят извадки за всеки ден.

Журнали на входящите и изходящи плащания

Журналите на входящи и изходящи плащания показват движенията на входящите и изходящите плащания, които са направени общо за фирмата, независимо дали са платени по касов или по банков път. Отговарят на европейските стандарти за следене на паричните потоци на фирмата и са незаменими при използването им съвместно с функцията “Следене на разплащанията”.

Телебанкиране (електронно банкиране)

Бизнес Навигатор дава възможност за автоматично изготвяне на текстови файлове за подаване на въведените в програмата платежни документи към обслужващата фирмата банка чрез функцията "Телебанкиране". Тази функция спестява време за повторно въвеждане на платежните документи в банковия софтуер и предотвратява допускането на грешки от повторното въвеждане.

Поради това, че няма единен стандарт за формат на файловете, които се подават към различните банки, в Бизнес Навигатор е разработена външна програма nvteleb.exe. С нея като режими на телебанкиране се създават описанията на текстовите файлове според изискванията на различните банки. Има възможност за описание на всяко поле от файла, както и за задаване на връзките към данните, въведени в Бизнес Навигатор. След дефинирането на режими на телебанкиране Бизнес Навигатор използва тези описания при генериране на текстовите файлове, които се подават към банковия софтуер. Файловете съдържат всички реквизити на банковите платежни документи и се подават като масови плащания в готов вид за четене от банковия софтуер. Програмата разполага с отделно подробно описание като помощна информация.

За параметри на електронното банкиране функцията "Телебанкиране" използва основно настройките в типовете документи, които вече са направени за отпечатването на платежните документи. Тези параметри съответстват и на изискванията на нормативните документи, свързани с разплащанията.

Обработката е контекстно-чувствителна, така че да се обработват само необходимите видове банкови документи. Ако документът е от тип "Изходящ", клас "Плащане" или "Предплащане", в полето “Отпечатване” да е избрана стойност "Платежно нареждане", за да се попълнят съответните параметри при съставяне на таблицата за телебанкиране. При тип документ за вътрешно платежно нареждане се обработват следните видове, зададени в полето "Отпечатване" - "Плащане бюджет ПН", "Бюджетно ПН", "ПН бюджет директен дебит" и "Бюджетно ПН към АПВ". Съответно при въвеждане на тези типове документи се попълват други допълнителни параметри за бюджетните платежни документи.

Телебанкирането е функция, предназначена за платежните нареждания. Касовите документи не се включват в таблицата за електронно банкиране. Това са например документите за разходен касов ордер и за вносна бележка. Вносна бележка или вносна бележка към бюджета не се обработват.

Валута и валутни разлики

Интегрираната система за фирмено управление Бизнес Навигатор включва валутно счетоводство с автоматично начисляване на валутната разлика при операции с чужда валута както и нейното автоматично отчитане като финансов приход или финансов разход по съответните сметки.

Обработват се неограничен брой валути, за всяка от които се поддържат до 6 вида курсове за всеки ден. Валутните документи могат да използват всеки от тези курсове при своята обработка, като например се съобразяват с фиксирания курс на валутата, курса на банката, която обработва валутните документи или митническия курс.

Основно място при отчитане на валутните сделки заема въпросът за оценката на паричните активи и пасиви в чуждестранна валута. Това са наличните парични средства в брой или по сметки в банки, както и вземанията и задълженията, подлежащи на изплащане. Оценката на паричните активи и пасиви зависи от момента на прилагането й през отчетния период и от фазата на кръгооборота на капитала.

Различаваме три вида оценка съгласно нормативната база:

• Текуща оценка при придобиване на парични активи и пасиви.
• Текуща оценка при потребление на парични активи и пасиви. В този случай валутата се третира като стока, която може да се купува и продава както и да се разменя срещу други стоки.
• Периодична преоценка съгласно Закона за счетоводството, където паричните средства, вземанията и задълженията се преоценяват по централния курс на БНБ в края на отчетния период.

Бизнес Навигатор извършва автоматично отчитане на валутните разлики с прилагане на следните правила за оценка на сделките в чужда валута:

• Паричните средства в чуждестранна валута, постъпили по сметките от група 50, се отчитат по курса на придобиване, валиден в деня на операцията.
• Вземанията и задълженията в чуждестранна валута да се записват по съответните сметки по централния курс на БНБ, валиден в деня на тяхното възникване.

• За отчитане изразходването на парични средства във валута се прилага среднопретеглен курс при вътрешно прехвърляне по сметки или централен курс при потребление на валута.
• Курсовете, използвани при възникването на вземания и задължения, трябва да се съпоставят с курсовете, по които те се изплащат и да се определят курсовите разлики.

Бизнес Навигатор позволява автоматично преизчисляване на всички справки в алтернативна валута. Алтернативната валута се въвежда като допълнение към националната валута. Главната цел на това ново понятие е да се подготви преминаването към евровалута. Но междувременно можете да укажете като алтернативна валута всяка валута, към която левът има фиксирано съотношение, и да извеждате в нея вашите отчети. На страницата “Алтернативна валута” можете да въведете наименование и съкращение на алтернативната валута, а също така коефициент за преобразуване от национална към алтернативна валута.

Въвеждането на алтернативна валута не се отразява на самите данни, а само на извежданите отчети. Във всеки отчет е предвидено каре “В алтернативна валута”, което позволява да превключвате отчета от национална към алтернативна валута и обратно. Името на използваната валута се изписва в заглавието на отчета. След това отпечатването на отчета и експортирането му също стават в алтернативна валута.

Можете да отпечатвате и документи в алтернативна валута. В дефиницията на типа документ към начина на отпечатване е включен параметър “В алтернативна валута”. Ако карето е маркирано, документът се отпечатва едновременно в национална и в алтернативна валута.

Следене на разплащанията

Работата с “Отворени позиции” и функцията за “Следене на разплащанията” са изключително полезни за всяко счетоводство. Те са заложени в Бизнес Навигатор според европейските стандарти, като чрез тях системата автоматично контролира вземанията и задълженията от дебитори и кредитори. Счетоводителят не само може да следи взаимоотношенията с контрагентите, но и да ориентира счетоводната политика на фирмата към по-бърза събираемост на приходите и редовно погасяване на задълженията, което е гаранция за финансова стабилност.

“Отворена позиция” е понятие, с което в Бизнес Навигатор се обозначава “сделка”. Под сделка се разбира възникването на взаимоотношение с контрагент (клиент или доставчик), свързано с вземане, задължение, плащане или предплащане.

Една отворена позиция в Бизнес Навигатор е една сделка, която може да се урежда дълго време с различни плащания. Сделката може да обхваща два типа документи ­ фактури и плащания или предплащания. Една сделка (отворена позиция) може да се урежда с няколко документа. Това означава една фактура да се закрие с няколко­ частични плащания или няколко предплащания към определена сделка да се закрият с една фактура.

Отворените позиции могат да бъдат в две състояния:

• Активни ­ когато все още има неизравнени суми към контрагентите;
• Изравнени ­ когато разчетите (сделките) с контрагентите са изцяло уредени, т.е. няма суми за изравняване.

Справките за следене на разплащанията дават подробна информация за изравнените и активни отворени позиции, както и за документите, с които е приключена всяка сделка.

Следенето на разплащанията с контрагентите се извършва едновременно с въвеждане на първичните документи ­ фактури или плащания. При въвеждане на документ от тип фактура или плащане програмата включва автоматично системата за следене на разплаща­ния­та. Изравняването и създаването на отворени позиции при въвеждане на нови документи зависи от настройките на типа документ и може да става незабелязано от потребителя, ако се изключи показването на справка за отворената позиция при въвеждане на документа.

В интегрираната система за фирмено управление Бизнес Навигатор работата с отворените позиции позволява да се следят и частично погасените вземания или задължения. Когато въведем документ от тип фактура от доставчик или към клиент, с него се създава отворена позиция за определена сума. След това се въвежда документ за плащане, но само за част от сумата. Обединявате го с фактурата. Програмата веднага отчита неиздължената сума по тази сделка.

Чрез справките за следене на разплащанията интегрираната система за фирмено управление във всеки момент предлага информация за реалното състояние на разчетите с контрагентите, както и информация за историята на тези сделки.

В Бизнес Навигатор има включена специална функция за отпечатване на напомнящи писма на закъснелите с плащанията клиенти. Режимите на издаване на тези писма описват текста на писмото, колко пъти да се изпраща писмо на неплатилия клиент и в какъв срок. Важна роля за тези писма имат сроковете на плащане. Вграден дизайнер на напомняния позволява графично оформление на писмата според нуждите на конкретната фирма.

Управление на финансите

Възможностите на Бизнес Навигатор за работа с шаблони позволяват разработване на вътрешно-фирмени шаблони с базови данни и уеднаквяване на политиката на холдингови структури и фирми с поделения. Настройките се извършват еднократно в шаблона и се разпространяват във всички поделения, като спестяват работата по първоначалното дефиниране на базовите данни. При обобщаване на данните по поделения се извършва автоматично импортиране на папки с информация и се избягват неудобствата на несъгласуваност на информацията заради различните настройки във всяко поделение.

Автоматичната операция “Консолидиране на отчети” е предназначена за фирми с поделения и сложни отношения на собственост. Тя включва автоматично обобщаване на данните от оборотните ведомости на всички фирми за избран период от време, без да е необходимо въвеждане или импортиране на първичната информация. Данните автоматично се обобщават в една отделна фирма.

С автоматична операция се извършва преоценката на финансови активи. В дефиницията на аналитичността на сметките за финансови активи е въведен допълнителен параметър “Специфика”, в който се указват активите като финансови. Цената, към която се преизчислява, се указва в полето “Цена за преоценка” на конкретната партида. Начисляването на преоценката на финансовите активи става с документ. Извиква се автоматичната операция “Преоценка на материални запаси”, с маркирано поле “Вид на записа ­ Отрицателен”.

Дизайнери на документи и отчети

Дизайнер на документи

Вграденият дизайнер на документи на Бизнес Навигатор е допълнителна програма, която позволява да се редактира свободно формата и съдържанието на отпечатваните документи. За да използвате този начин на отпечатване на даден тип документ, трябва да добавите нов режим на отпечатване.

Задайте име на режима, а в полето “Команда” въведете DOCVIEW.EXE. Създайте документ от зададения тип и изберете специално отпечатване в новосъздадения режим. По този начин ще влезете в дизайнера, където можете да създадете нова печатна форма или да модифицирате някоя от съществуващите.

След като свършите с настройката на печатната форма, в полето “Команда” след DOCVIEW.EXE добавете името на файла, в който сте записали новата печатна форма. С този параметър програмата се стартира в режим на отпечатване и документът се отпечатва, без да минавате през менюто.

В шаблоните на Бизнес Навигатор са включени типове документи, които се характеризират с възможност за специално отпечатване. Това са документите за мемориални ордери, за предаване стоки на консигнация и платежните нареждания за плащания на суми към бюджета. Също така режим на специално отпечатване е добавен и към вече съществуващи типове документи за начисляване на амортизации, за преоценка на чужда валута, за ревалоризация на дълготрайни активи, за годишно приключване на бюджетните приходи и разходи и т.н.

Специалното отпечатване на документи става чрез избор от менюто на икона “Специално отпечатване”. За един документ може да са включени различни форми на отпечатване в зависимост от използването му.

С дизайнера на документи са направени някои типични документи и съответните форми са включени в директорията Document. За да направите собствен документ, можете да вземете съответния стандартен документ и само да го промените. Препоръчваме да запишете новия документ под ново име и да работите с копието. При преинсталиране на програмата файловете на стандартните документи се заместват, така че ако ползвате същото име, ще загубите направените от вас промени.

Дизайнер на отчети

Можете да извикате вградения дизайнер на отчети на Бизнес Навигатор, като влезете в съответния отчет. Натиснете бутона “Експорт” и изберете “Дизайнер на отчети”. Програмата се стартира в режим на редактиране. От менюто изберете “Дизайнер”. Позиционирайте се на желания тип отчет. Имате възможност да добавите нов формуляр или да промените и запомните под ново име съществуващ формуляр.

След като приключите с проектирането, излезте от дизайнера на отчети. Изберете “Експорт ­ Други ­ Потребителски режими”. Добавете нов режим. В полето “Име на отчета” напишете името на файла, в който сте запомнили новия формуляр на отчета. С този параметър програмата се стартира в режим на отпечатване и ще отпечата отчета. В полето “Команден ред” напишете REPVIEW.EXE. Ако оставите полето празно, програмата по подразбиране използва REPVIEW.EXE. В полето “Име на файла” запишете името на междинния файл, който ще съдържа данните за отчета. Ако оставите името празно, програмата автоматично ще използва служебно име.

Повечето стандартни отчети на Бизнес Навигатор са повторени с дизайнера на отчети и съответните форми са включени в директорията Reports. За да направите собствен отчет, можете да вземете съответния стандартен отчет и само да го промените ­ ако, разбира се, между тях има достатъчно сходство.

Генератор на отчети

В Бизнес Навигатор счетоводните отчети се дефинират като класификации с помощта на генератора на отчети. При това дефинирате не само списък с всички сметки, подредени по определен начин, а също и йерархията на отделните групи в отчета. Така не е проблем да дефинирате баланса или друг вид счетоводен отчет, който в момента ви е необходим, според индивидуалните особености на вашата фирма.

В шаблоните на Бизнес Навигатор са дефинирани стандартните отчети баланс, отчет за приходите и разходите, отчет за паричните потоци, отчет за собствения капитал. Тези отчети са задължителни за водене на счетоводството и се използват при приключване на счетоводните периоди както и за извеждане на справочната информация на системата.

В Бизнес Навигатор е включена функция за импорт на балансови отчети от шаблоните в данните на обработваната фирма. За правилната обработка на отчетите са взети мерки за отстраняване на грешките при импорта. Ако импортираният отчет използва сметка или партида, която липсва в текущия сметкоплан, програмата издава съобщение, но не спира импорта. Позициите, при импорта на които е имало грешка, остават с непопълнен номер на сметка или партида и се маркират като невалидни­.

При опит да се използва отчет, който съдържа некоректни позиции, програмата издава съобщение за грешка и не попълва отчета. Преди да се използва такъв отчет, е необходимо да се направят съответните корекции в сметкоплана и на всяка некоректна позиция да се укаже от коя сметка или партида тя трябва да взима данни. След това трябва да се размаркира карето “Невалидна” в дефиницията на тази позиция.

В отчетните форми имате възможност да въвеждате йерархични групи, да описвате подробно отделните групи и да ги свързвате със сметките от сметкоплана, както и да описвате различни формули при изчисляване на съответните позиции на отчета. В генератора на отчети на Бизнес Навигатор е включен интерпретатор на формули със стандартно математическо записване.

Освен числови стойности генераторът на отчети може да дава и текстови стойности. Това е удобно да се използва при експорт и отпечатване на отчета от външна програма, например MS Excel или Report Writer. Текстовите стойности не се включват при обикновеното разпечатване. Можете да ползвате вътрешни променливи на Бизнес Навигатор, като например име на фирмата, МОЛ, лице, упълномощено да предава дневниците по ДДС и т.н. Можете също да използвате текстови константи и да извършвате операции върху стринговете.

В генератора на отчети на Бизнес Навигатор могат да се включват и резултатите за конкретна партида, а не само за цяла сметка. Освен салда и обороти като стойност, могат да се задават дебитни и кредитни количествени салда и обороти. За целта при дефинирането на отчетните величини са включени и формули за количествата.

В последните версии на Бизнес Навигатор са включени нови функции за работа с позициите на генератора на отчети, които значително облекчават работата и дават възможност всеки счетоводител сам да си настройва формите на отчетите.

• При промяна на кода на дадена позиция автоматично се променя кода на подчинените позиции.
• Бутон “Местене”. Избраната позиция се премества като подчинена на друга позиция. При това автоматично се променят както кодът, така и нивото на вложеност. При това автоматично се преместват и всички позиции, подчинени на избраната.
• Бутон “Копиране”. Избраната позиция, заедно с цялото дърво на подчинените й позиции, се копира като подчинена на друга позиция. При това автоматично се променят както кодът, така и нивото на вложеност.
• Бутони за настройка на координатите за експорт. Четири бутона, с които координатите за експорт могат да се местят нагоре-надолу и наляво-надясно. Синхронно се променят и координатите на всички подчинени позиции.

Добавени са нови формули за изчисляване на бюджетни показатели, като заложен бюджет (по дебит и кредит) ­ стойностен и количествен и процентно изпълнение на бюджета. Те могат да се използват както при синтетичното, така и при аналитичното бюджетиране.

Импорт и експорт на данни

Импорт и експорт на данни в Бизнес Навигатор е автоматична операция, която позволява да се прехвърлят данни на отдалечени работни места (при работа в една и съща фирма на компютри, които не са в мрежа), от една в друга фирма или на данни от шаблон към конкретна фирма.

Импорт и експорт на папки

Тази функция предлага възможност за прехвърляне на папки заедно с въведените в тях документи в случаите на отдалечени работни места или от фирма във фирма. При импорта и експорта трябва да се спазва изискването за съвместимост на данните между двете фирми, т.е. сметките, аналитичностите, номенклатурите, групите клиенти и доставчици, типовете документи и данъците във фирмата, в която ще се импортира, да бъдат настроени по същия начин, по който са настроени и във фирмата, от която ще се прави експортът.

Ако някои от данните за клиенти или доставчици, номенклатурни позиции или партиди съществуват в базата данни, то те се използват за новите документи, в противен случай те се добавят автоматично. Осчетоводените документи от едната фирма се прехвърлят във втората фирма в неосчетоводено състояние.

В менюто “Папки ­ Експорт” са включени три възможности:

• Една папка ­ експортира се избраната в момента папка;
• Цял период ­ експортират се всички папки от избрания в момента период;
• Избрани папки ­ предлага се възможност да се маркират за експорт произволни папки от избрания в момента период.

Всички папки се експортират в един и същи експортен файл. При импорт автоматично се импортират всички папки от избрания експортен файл.

Експорт на данни и справки

Бизнес Навигатор има два вградени режима на експорт ­ към MS Excel и към OpenOffice, към които могат да се добавят неограничен брой потребителски режими. При натискането на бутон “Експорт” се появява меню, което предлага четири възможности: “Excel”, “OpenOffice”, “Други” и “Настройки”.

За да експортирате в MS Excel или OpenOffice, просто изберете съответната позиция от менюто.

За да изберете потребителски режим на експорт, изберете “Други”.

Ако искате да добавите нов режим или да пренастроите експорта към Excel или OpenOffice, изберете “Настройки”.

При дефинирането на режимите на експорт за всяко поле можете да укажете и формула, която да се изчисли преди неговото експортиране. Правилата за изчисляване на формулите са същите както в дизайнерите на отчети и документи. Можете да ги видите в съответния файл за помощна информация.

Във формулата може да участва самото поле като променлива, а също останалите полета като масив от променливи. При дефинирането на режимите на експорт можете не само да указвате кои полета да се експортират, а кои не, но и да променяте реда, в който те се извеждат. В потребителските режими на експорт, на страницата “Включени полета”, са добавени бутони “Нагоре” и “Надолу”, с кои­то се настройват полетата.

Дизайнер на входни филтри

Дизайнер на импортни филтри на Бизнес Навигатор може да се извика от менюто на Windows “Start, All ­ Programs, ­ Business Navigator, ­ Import Filter Designer”. Това е допълнителна програма, която позволява настройването на импорта на данни в Бизнес Навигатор от външни програми. С нея се дефинират филтри, които описват съдържанието на текстовия файл, от който се импортират данните, и го свързват към всяко конкретно поле с данни в Бизнес Навигатор.

Програмата е предназначена повече за технически специалисти или програмисти, но в някои случаи се налага счетоводителите да променят някои настройки, които касаят ежедневната им работа.

За улеснение на работата с дизайнера на входни филтри могат да се импортират филтри от други .FTR файлове и да се преработят съгласно особеностите на конкретния клиент или входен файл с данни. По този начин в един .FTR файл могат да се съберат подходящи филтри, разработвани по-рано за друго приложение, и само да се модифицират, вместо да се започва разработката отначало.

За улеснение може да се включва и допълнителна информация във филтърния файл:

• Коментар към всеки филтър
• Образци от входния файл към лентата. Към всяка лента от филтъра могат да се запомнят няколко реда от входния файл, използван при разработката. Това подобрява документирането, а също така при бъдеща необходимост от модификация позволява да се проследят измененията във формата на входния файл.
• Формула за идентификация на лентата. Освен досегашния начин за идентификация чрез идентификационен стринг, вече може да се използва формула. Ненулев резултат от изчисленията означава съвпадение, нулев резултат ­ несъвпадение. Във формулата може да се използва само първият ред от лентата. Ако е зададена формула, другите условия за идентификация се игнорират.
• Управление на създаването на отворени позиции. При импорт на документи във всяка лента има следните възможности ­ не се създава отворена позиция, създава се винаги нова, присъединяване към последната намерена позиция. Ако не е намерена отворена позиция за този клиент или доставчик, се създава нова.
• При дефиниране на поле в списъка на вътрешните полета има обяснителен коментар към всяко поле.

В дизайнера на импортни филтри за всяко входно поле в параметъра “Формула” можем да попъл­ним израз с дължина до 200 символа. Изразът се изчислява след предварителните обработки ­ пряко присвояване, заместване по таблица на съответствията или заместване с константа.

В този израз можем да използваме предварително дефинирани променливи, аритметични, логически и стрингови оператори и библиотечни функции.

В Бизнес Навигатор могат да бъдат импортирани данни от различни външни програми. Можем да импортираме следните типове данни, използвайки филтър:

• Документи ­ например фактури, издавани от друга програма;
• Поддокументи ­ това е аналитичната информация към фактурите или други документи. Има приложение при автоматично въвеждане на начални салда;
• Многоредови документи ­ документи, които включват в себе си поддокументи;
• Номенклатури;
• Партиди;
• Клиенти;
• Доставчици.

Всеки клиент може да поръча изготвяне на филтър, който да обхване импортирането на конкретна за него информация, която да бъде съвместима с базата данни на Бизнес Навигатор. В някои случаи това се налага, тъй като се ползва предварително изготвена програма и вече е изградена база данни, която е желателно да може да се импортира. Това би улеснило значително работата на оператора.

Екстри и автоматични операции

Главно предимство на Бизнес Навигатор са неговите екстри и автоматични операции. Екстрите не са модули, където информацията се въвежда самостоятелно, и които трудно се съгласуват помежду си. За екстрите информацията постъпва направо от първичния документ, а обработката се извършва автоматично от програмата по специални алгоритми. Някои от екстрите дори не налагат участието на счетоводителя. Те работят напълно автоматично на принципа „Включи и забрави“.

Автоматично отчитане на ДДС

Въвеждане само на първичните документи - фактури за покупки и продажби, които предварително са контирани с данъците и операциите по видове сделки. Автоматично изчисляване на ДДС без участието на оператора, автоматично осчетоводяване по данъчните сметки, попълване на дневниците, данъчната декларация за ДДС, оборотната ведомост. Записването на данните става във файлове, като се посочва мястото, където се записват, според последните изисквания на Министерството на финансите и става само с натискане на един бутон. Бизнес Навигатор проверява данните за всички възможни отклонения от изискванията на закона. При наличие на грешки се извежда справка за грешките и информацията се записва, едва след редактиране на всички грешки.

Склад с автоматично изписване на стоки

Гъвкави възможности за настройка на номенклатури, складове, материално-отговорни лица. Много складове и МОЛ. Еднократно въвеждане за счетоводството и склада. Ценоразписи, фактуриране, отпечатване на складови документи. Възможности за количествено отчитане с едно или две количества. Автоматично преобразуване на количества в различни мерни единици. Инвентарни описи и справки за наличностите във всеки момент. Автоматично изписване на стоките от склада при продажбата по средно-претеглена цена. Следене на изчерпването на количествата.

Търговия и маркетинг, логистика

Възможности за различни начини на кодиране на позициите - автоматично, ръчно, буквено-цифрово. 4-измерни номенклатури, и възможност за комбинация от два признака, всеки с по 4 нива на групиране. Неограничен брой складове. Възможност за преизчисляване на мерните единици от един вид в друг с коефициент. Отчитане на стоковите запаси с едно, две, или две независими количества за сложни случай, напр. когато е необходимо едновременно да се следят и бройки, и килограми, или да се отчита процент на масленост, захарност, запрашеност и др. Автоматично разпределяне на общи разходи върху стойността на стоките според данните на доставната фактура. Следене на наличностите по складове и номенклатури с извеждане на информация за печалбата от всяка една стока. Следене на разплащанията с контрагентите в лева и валута, по дата на възникване на вземанията и задълженията, и издаване на предупредителни писма на закъснелите клиенти. Автоматично изписване на стоки според продадените количества. Преоценки и ревалоризация на материални запаси. Ценоразписи - неограничен брой, с възможност за отчитане на цените в лева и валута.

Дълготрайни активи и амортизации

Амортизационен план по всички методи. Данъчно признати амортизации и корекционни коефициенти за преоценки. Автоматично начисляване за всеки дълготраен актив. Автоматична ревалоризация на активите.

Преоценка на материални запаси и чужди валути

Автоматични преоценки спрямо средно-претеглена цена на всеки артикул и валута. Ежемесечна или ежедневна преоценка на валутите. Преоценка на вземания и задължения в чужда валута.

Калкулации на себестойност

Калкулации на база планова или фактическа себестойност. Автоматично разпределяне на общи разходи.

Производство

Отчитане на материалите, продукцията и полуфабрикатите като материални запаси с възможности за преоценка и набиране на разходи по изделия. Нормативна и фактическа себестойност по статии на калкулация на изделията и полуфабрикатите. Изчисляване на разлика между нормативната и фактическа себестойност. Справки за вложените количества материали по видове изделия. Автоматично разпределяне на общи разходи върху себестойността на изделията.

Фактуриране

Печат на фактури, едно или многоредови, с възможност за включване на отстъпки, надценки, начисления или данъци в отделна колонка. Номериране на фактурите съгласно изискванията на нормативната база.

Печат на касови и банкови документи

Печат на приходни и разходни касови ордери. Отпечатване на платежни нареждания, вносни бележки, нареждания-разписки и др.

Оформяне на документи за печат с външни програми

Документите могат да бъдат форматирани според индивидуалните изисквания на клиента.
Дизайнерите позволяват да бъдат оформени по заявка и с дизайн на клиента, например фактури за Метро.

Валутни разлики

Автоматично изчисляване на валутни разлики при изразходване на валута и по външно-търговски сделки съобразно средно-претеглените курсове на валутата. Автоматично контиране и осчетоводяване на сумите по сметките за приход или разход от валутни операции.

Импорт и експорт на данни

Гъвкави възможности за дефиниране на входни филтри за импотриране на данни, позволяващи връзка през текстови файлове от всякакъв вид програми. Автоматично импортиране и съгласуване на данни от отдалечени работни места. Импорт и експорт на цели папки с всички съдържащи се в тях документи от отдалечени работни места или от една фирма в друга. Бизнес Навигатор автоматично съгласува номенклатурите на стоките, материалите, клиентите, доставчиците и др.

Експорт на данни в MS EXCEL за Windows

Експорт на данни в MS EXCEL за Windows. Всички справки и някои номенклатури и базови данни се експортират автоматично в MS EXCEL за Windows.

Консолидиране на баланс

За фирми с поделения и сложни отношения на собственост. Автоматично обобщаване на данните от оборотните ведомости на всички фирми за избран период от време, без да е необходимо въвеждане или импортиране на първичната информация. Данните автоматично се обобщават в една отделна фирма.

Следене на разплащанията с контрагентите в лева и валута

Специална функция за следене платените и неплатени фактури и всички подробности по вземанията и задълженията с контрагентите. Информацията за разплащанията се получава още при въвеждане на първичния документ. Управление на сложни случаи с предплащания и договорни отношения между дългогодишни партньори. Следят се отстъпки за плащане в определен срок и срокове на плащане. На закъснелите с разплащанията клиенти се съставят и отпечатват предупреителни писма според режимите на предупреждения.

Връзка с касови апарати

Автоматично отпечатване на касови бележки. Поддържани видове касови апарати: Датекс София, Samsung ER 250, Datecs MP 500, Datecs MP 500T, Оргтехника Силистра, ELKA 752, ELKA 952, ELKA 852.02, ELKA 803, ELKA 853, ISL София, ISL 1000 и ISL 2000.

Предаване на данни по Интернет

Бизнес Навигатор позволява изпращане на експортирани данни от папки с документи директно по електронна поща.

Многовалутност

Бизнес Навигатор поддържа работа с неограничен брой валути с възможност за 6 вида курса за всеки ден. Сметки в чужда валута, следене на вземанията и задълженията в чужда валута, кръстосано счетоводство с автоматично преизчисляване на отчети в чужда валута по курса за всяка операция. Автоматично отчитане на валутните разлики, автоматична преоценка на чужди валути и валутни вземания и задължения.

Многоезичност

Работа едновременно на 6 езика- български, руски, немски, английски, италиански и френски. Динамично превключване на езика по време на работа. Програма за превод и на други езици с удобен потребителски интерфейс.

Кръстосано счетоводство

Специална функция за многонационални компании с едновременна работа по българския и по различни чужди стандарти

Нововъведения

Разширяване на функционалността

Бизнес Навигатор се развива непрекъснато по препоръка на клиентите, всяка нова версия е с нови възможности, нови екстри и автоматични операции. Не се разработват специфични за всеки отделен клиент модули, а разумните изменения според препоръките се включват като нови екстри на програмата, които не се заплащат допълнително, а са включени в стандартната цена на продукта.

Гъвкавите възможности за настройка не налагат непременно промяна на програмата при промяна в законодателството. Потребителите сами настройват сметки, аналитичности, данъци, списъци на документи, автоматичното контиране и автоматичните операции. Възможност за едновременна работа по различни счетоводни стандарти с отчитане едновременно и по различни видове валути.

Програмата разполага с вграден генератор на отчети с интерпретатор на формули и възможност за създаване на всякакви отчети по българския или по чужди стандарти.

Бизнес Навигатор е гъвкав по отношение на връзките от външни програми и от получаване на информация от отдалечени работни места. Програмата за дефиниране на филтри за импорт на данни от текстов файл се настройва към форматите на всякакви други програми. Импортират се папки с пълната информация от отдалечени работни места и с автоматично съгласуване на номенклатурите. Данни от всички справки се експортират в MS Excel. Експортирани данни могат да се предават автоматично по електронна поща. Има възможност за прехвърляне на данни от фирма във фирма.

Реализирана е директна автоматична връзка с касови апарати или фискални принтери от тип Datecs, ELKA и ISL. Автоматично се отпечатват касови бележки.

Има възможност за оформяне на документи за печат с външни програми, като дизайнът на документа е по желание на клиента.

Интегрираната система за фирмено управление Бизнес Навигатор - ERP&CRM е готова за осъществяване на прехода лев-евро, за работа в преходния период и след него.